クラウド会計「大蔵大臣®」の応研株式会社。大規模ネットワークでの基幹業務対応ソリューションを提案いたします。

新会計基準への移行を控え、会計システムの変更を決断

介護老人福祉施設（一部ユニット型特別養護老人ホーム）、短期入所、通所介護、認知症対応型デイサービスセンター、訪問介護、居宅介護支援事業所、住宅型有料老人ホームを運営、サービスを提供するさくら苑。施設やサービスを利用する高齢者に寄り添ったサポートを行っています。

さくら苑は2000年から介護保険請求ソフトのオプション製品であった会計システムを運用していました。この旧システムでは、日常的に使う伝票入力や帳票の確認などに不都合を感じていました。

「伝票入力画面に使用しない項目名が表示されており、とても複雑でした。また、モニターでの数字の確認も見づらく、そのつど出力して紙でチェックしていました。時間的、費用的にもコストが掛かり、非効率だったと思います」（山田氏）

くわえて、出力時の用紙サイズ設定がB4のみで、わざわざA4に縮小する必要がありました。元帳や試算表などの帳票フォーマットも見づらく、確認に時間が掛かることも。これらの業務中に発生する、わずかな手間や作業が毎日続くことで大きなストレスとなっていました。

「このような状況で新会計基準に移行した場合、事業が増えることでの伝票枚数と、勘定科目数の増加などが予想されました。業務に支障を来すことも考えられたため、新会計移行のタイミングで会計システムのリプレイスを検討しました」（前川氏）

煩雑な移行作業を支援する点と高い操作性が選定の決め手

「まずは、新会計基準の情報収集と理解を深めるため、応研主催セミナーや熊本県社会福祉協議会が開催した講習会などに参加しました。事務員2〜3名で出席することで、お互いに分からないところを補っていました」（前川氏）

その後、2011年10月頃から新会計基準で使用する勘定科目の検討などに入りました。

「現行の会計基準と新会計基準での勘定科目の書き換え、振り分け内容をまとめ、処理の経緯を把握できように勘定科目組み替え表を作成。現行の勘定科目がどれに変更し、どの勘定科目が追加されるのかをチェックしながら、決めていきました」（山田氏）

新会計基準への移行作業と並行して、システムの選定に入りました。『福祉大臣』導入の決め手となったのは、高い操作性と新会計基準に対応したシステムであること、そして移行における作業の容易さという点でした。

「『福祉大臣』での移行時の作業において、新会計基準での勘定科目の登録は、データ新規作成時に表示されている科目名に○（使用）か×（不使用）にチェックするだけで設定ができるのは簡単でした。さらに、事業ごとに科目の表示・非表示が可能なので、科目選択ミスの防止につながったと思います」（山田氏）

また、旧システムでは勘定科目の増減があった場合、帳票ごとに表示する科目の並び順を再設定するなど、マスターのメンテナンスが発生していました。このような状況では、新会計基準への移行に際して、勘定科目の数が増える場合などは、大変な手間がかかっていたことでしょう。

期首残高の移行データを作成し、『福祉大臣』への登録などを済ませ、新会計基準への移行作業が完了。新会計基準移行初年度から、『福祉大臣』を使った会計業務をスタートさせました。

新会計基準での初決算業務も『福祉大臣』がサポート

日常業務では、伝票入力のスピードアップや帳票などの印刷回数の抑制という効果が見受けられました。

「旧システムと比べて、伝票入力と確認がスムーズに行えるようになりました。伝票入力画面は手書き伝票のイメージのままなので、直感的に作業できます。また、仕訳日記帳などからワンタッチで伝票の確認、修正が可能なダイレクトジャンプ機能や付箋機能を使った伝票チェックなどは重宝しています。全体的に作業効率が向上したと思いますし、元帳の画面、帳票なども見やすく快適ですね」（前川氏）

そして、新会計基準での初決算を迎えました。

「初めてのことが多く、戸惑うこともしばしば。しかし、理解が曖昧だった内部取引の消去についても、決算書類の集計時に『福祉大臣』が自動計算してくれます。後々、伝票を遡って確認することで、内部取引消去の対応を把握できました。さらに『福祉大臣』では新会計基準用の決算帳票はもちろん、附属明細書も対応しているので助かりました。旧システムでは、附属明細書がほとんど対応しておらず、Excelで別表を作らなければいけなかったので、とても面倒でした」（山田氏）

また、事業グループを指定した合算での集計が可能な点も、決算書類の作成時の一助となったようです。

大臣シリーズの連携で、さらなる業務効率化をめざす

2012年度から新会計基準に移行することを決定していたさくら苑。移行の準備は2011年4月頃から取り掛かりました。

さくら苑は『給与大臣』も導入し、『給与大臣』からの給与仕訳データを『福祉大臣』に転送するなど、大臣シリーズ間の連携でさらなる基幹業務の効率化を図っていきます。

「これまでは、別の給与システムで作成した給与データを出力し、以前の会計システムに手入力していました。非効率でしたし、人為的なミスの恐れがありました。『給与大臣』を使ってみて、画面のパターンや操作感などは『福祉大臣』と似ているので、馴染みやすかったです。大臣シリーズの連携で、これらの懸念は解消できると期待しています」（前川氏）

新会計基準移行後の現状について、山田氏は次のように語ります。

「新会計基準になり事業が増え、伝票枚数は増加しました。しかし、『福祉大臣』の高い操作性のおかげで効率よく業務を行えています。決算業務も終え、今期はもっと活用していきたいと思います」（山田氏）

法改正への対応は避けて通れない社会福祉法人。効率よく対応するための方法として、システムの力を借りることも一つのアイデアだと思います。基幹業務の効率化は、安定した施設運営に欠かせない要素のひとつです。施設を利用する高齢者により良い介護福祉サービスを提供するための基盤となる、安定した施設運営に大臣シリーズが活躍しています。