クラウド会計「大蔵大臣®」の応研株式会社。大規模ネットワークでの基幹業務対応ソリューションを提案いたします。

自動化とスムーズなデータ連携で負担軽減、複雑な処理も可能に

事務長
鈴木 雅博 氏

オレンジガーデンでは、以前より使用していた『給与大臣』とシームレスな連動が可能な『就業大臣』を導入。いたるところで負担がかかっていた就業管理の改善が目的でした。

「タイムカードとシフトとの照合や残業時間の計算、『給与大臣』への転記、確認などは全て手作業で行い、何日も費やしていました。締め日から給与支払まで半月あるものの、銀行での手続きや公休も含めると実際のリミットは短く、毎回カツカツの状態でした。」（鈴木氏）

現在はICカード式のタイムレコーダーに切り替え、『就業大臣』への打刻データの転送・エラーチェックが自動化。さらに『給与大臣』との勤怠データ連動とネットバンキングの活用で、面倒な作業を一気に削減しました。

「作業が格段に楽になりましたし、以前はできなかった複雑な処理も実現しました。有給休暇管理では、職員それぞれの入社日を起点日とした付与日数の計算や更新、半休への対応が簡単に行えるようになりました。

また、オレンジガーデンでの『子の看護休暇』（子どもの病気や予防接種時に利用できる休暇制度）は、子ども1人につき3日までを有給としていますが、こうしたイレギュラーな休暇も『就業大臣』で柔軟に管理できています。」（鈴木氏）

システム化と独自の取り組みで労働環境の大幅な改善に成功

「介護報酬が年々下がり、高齢化で職員が減っていく中でもサービスの質を維持するには、職員の仕事と生活の質を改善しなければなりません。」（鈴木氏）

むだな残業がなく、有給休暇を消化しやすい環境づくりのため、4年前から法人全体でワーク・ライフ・バランス（仕事と生活の調和）への取り組みに着手しました。

「1人だけで担当する事が多い事務作業は属人的になりがちです。何人かの事務職員で業務を共有して担当者を増やす事で、休暇を取りやすくしました。さらに、手書きで作成していた介護記録のPC入力への移行や『就業大臣』導入など、業務の全体的なデジタル化を行いました。」（鈴木氏）

結果、月に約170時間の業務時間カットに成功し、離職率が介護業界の平均を大きく下回る9％まで低下。近年になって働き方改革が意識され始めた中、千葉県の社会福祉法人としては初の「ユースエール認定企業」に選ばれました。

業務効率化でできた余力を利用者へのサービスに還元する

業務改善を進め、過ごしやすい施設・働きやすい職場を実現

今後は、人事管理とシフト作成の効率化を試みています。

「配置基準や就業規則に則ったシフトが自動作成できるシステムを導入し、『就業大臣』にcsvとして簡単に取り込めるようになりました。まだ導入して間もないので、これから活用予定です。

法人としては、要介護になる前の高齢者向けにリハビリ体操や介護セミナーを実施しています。こうした方達にもずっと元気でいていただけるよう、予防事業は続けたいです。施設を通して地域に還元できるパワーを作るためにも、ICT化は必須になると思います。」（鈴木氏）