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埼玉県で3院の歯科医院を運営。地域医療に貢献

理事長 洲崎雄介 氏(写真中央)

メディデンタルでは埼玉県行田市、北本市、西川口で、一般歯科・矯正歯科・口腔外科など幅広い診療メニューを提供しています。

「地域の患者さんの利便性を考慮して、土日も19時まで歯科医院を開院しております。また、大学病院から各種専門診療を行うDrに歯科医院に来てもらい、遠くの大学病院に足を運ばなくても多彩な診療メニューに対応できるように体制を整えております。」（洲崎氏）

一方、同院でも人手不足の影響は避けられず、人材確保のためにも歯科医院で働く魅力を高めていく必要があると話します。

「人材を募集する点においては、歯科医院だけでなくあらゆる企業がライバルです。歯科業界で働く魅力を発信していかないと、歯科助手といった職種自体がなくなってしまうと思うんです。とはいえ、助手だけだとやれる事に限界があります。例えば管理業務も担ってもらう事で、より高度な仕事として間口を広げるような施策も、これから必要になっていくのではないかと考えています。」（洲崎氏）

狭いクリニックでは紙の保管が限界。電子帳簿保存法は絶好の機会だった

常に『今いる人材でどう業務を回すか』を意識してきた洲崎氏。以前からペーパーレス化への意欲が強く、証憑保管と労務管理の効率化のため、大臣NXクラウドとスマート大臣を導入。電子帳簿保存法の改正が追い風となりました。

「当時は、請求書などを電子保存したくてもタイムスタンプなど要件が厳しく、うちの規模では対応できなくて。それが今回緩和されて、コロナ禍でペーパーレス化も加速する中、『この機を逃すまい！』と。限られた診療スペースは、やっぱり本業の設備に割きたい。紙の管理ためにスペースを広くすると賃料もかさんでしまいます。デジタル化の恩恵を早く受けたいと思っていました。」（洲崎氏）

AI-OCR機能で情報を自動読み取り。手間や人的ミスが激減した

『スマート大臣〈証憑保管〉』導入で、正確な証憑管理が実現しました。

「AI-OCR機能が標準で使えるStandardプランにしました。証憑をアップロードした時に、取引先・金額・日付などを毎回入力する手間が惜しくて。AIで自動で入力された後、そのチェックに時間を割くようにしたので、楽だしミスも激減しました。活用しない手はないですね。フォルダごとに、スタッフのアクセス制御ができる機能もあるんですよね。これもぜひ活用したいです。」（洲崎氏）

院内にタブレットを置き、『スマート大臣〈打刻〉』でQRコード打刻。打刻データは『就業大臣』と連携し、勤怠管理がシステム上で完結しています。

「リアルタイムで出勤状況が分かるので、打刻忘れがあってもその場で連絡できます。以前は月末にまとめて勤怠管理をして時間のムラがあったのが、平準化できました。デジタル化した当初はもちろん苦労もありましたが、私含めて周りのスタッフのITリテラシーも上がりますし、これからどんどん相乗効果で業務効率が良くなると思います。」（洲崎氏）

『スマート大臣〈年調申告〉』もペーパーレス化。さらに『スマート大臣〈明細配信〉』で、給与明細の印刷や郵送にかかる手間とコストもなくしました。

「『給与大臣』からボタンひとつでデータ連携できるのが良いですね。郵送料も値上げされましたし、今は運送会社も大変ですよね。社会に負担をかけない意味でもペーパーレス化は時代に合っていると思います。」（洲崎氏）

ドクターの複雑な給与も計算式で管理。自動アップデートされ法改正も安心

ドクターの複雑な給与も、『給与大臣』の計算式機能で一元管理できるようになりました。

『「計算式を作れるのが『給与大臣』のいいところで、保険点数や自費売上、歩合率などを組み込んで計算しています。特別な診療があった時の加算手当にも対応できます。あと、この間覚えた銀行振込用のCSVデータを出力できる機能。それまで手入力だったので、すごく楽になりました。機能をフル活用して、とにかく手作業をなくしてチェックや承認をメインにしていきたいです。」（洲崎氏）

法改正の多い給与計算も、自動アップデートで安心して対応できています。

「定額減税の対応が始まるのですね。ただ、クラウド版だから自動でアップデートされて通知もちゃんと届きますし、法改正があっても大丈夫だろうと。あまり意識せずに使えています。テレワークでどこでも操作できますし、診療の合間のスキマ時間にさっと管理業務ができます。」（洲崎氏）

業務の合理化でできた余力が患者とのコミュニケーションに割ける

「大臣シリーズで受けた恩恵は大きくて。今もさらにペーパーレス化を進めて業務の合理化を進めていて、とても楽しいです。いつでもどこでも管理業務ができますし、業務の見える化でスタッフ間で業務を分担できるようになりました。紙と違って皆が同じデータをリアルタイムで見れるので、ミスやトラブルが減るのも良い事です。

こうした合理化で業務量がかなり圧縮でき、専任の事務員がいなくとも、今いるスタッフだけで回せるようになりました。余力ができれば患者さんと話す機会も確保できます。もっと使いこなして、さらに効率化していきたいです。」（洲崎氏）